Tworzysz listy to do? Ile pozycji masz aktualnie na takiej liście? Ile zadań znajduje się tam od kilku dni, a ile od kilku tygodni, czy miesięcy?
Z listami zadań jest jeden problem. Nie wiadomo z nich kiedy dane zadanie zostanie zrealizowane oraz jak należy je zrealizować. Jeśli takich zadań mamy dużo i ciągle je przepisujemy z dnia na dzień, czy z tygodnia na tydzień, to wówczas nasza lista staje się listą życzeń. A jak już bardzo długo zadania nad nami wiszą, to może to być też taka dręcząca nas lista.
Czynnik czasu
Lista zadań nie uwzględnia czynnika czasu. Na niektóre zadania wystarczy Ci kilka minut. Na inne co najmniej godzina. Dlatego, gdy spoglądasz na swoją listę zadań i zastanawiasz się za co by się teraz zabrać, najpewniej wybierzesz krótkie, szybkie i przyjemne zadanie. Pytanie, czy to zadanie jest dla Ciebie najważniejsze?
Pilne zadania
Tworząc listy zadań do wykonania najczęściej koncentrujemy się na tym, co najpilniejsze, a to niekoniecznie jest ważne. Dlatego przeanalizuj swoją listę zadań oraz swoje podejście do niej. Czy powoduje ona, że realizujesz postawione sobie cele, czy raczej zarządzasz kryzysem lub wykonujesz sprawy życia codziennego? Czy wszystkie powinny być tylko na Twojej głowie?
Dręczyciel
Listy zadań mogą powodować nerwowość. Jednym ze sposobów, aby nic nie umknęło, jest faktycznie tworzenie listy spraw. Później nosimy ze sobą taką niekończącą się listę spraw, które musimy jeszcze załatwić. Może to powodować poczucie przytłoczenia. Powstaje tak zwany efekt Zeigarnik, czyli zjawisko, w którym nieukończone zadania prowadzą do natarczywych, niekontrolowanych procesów myślowych.
Bloki czasowe
Zadbaj o idealny porządek w swoim kalendarzu. Jeśli naprawdę chcesz wykonać jakieś zadanie, zaplanuj je i zarezerwuj czas na jego wykonanie. Zaplanuj dzień w podziale na nawet 15-minutowe bloki. Jeśli czegoś nie ma w kalendarzu, to nie zostanie wykonane. Jeśli natomiast dane zadanie znajdzie się w kalendarzu, to musisz je wykonać. Wykorzystaj tę technikę do planowania spotkań, ale także pracy własnej nad danym zagadnieniem, odpoczynkiem, sportem, posiłkami, czasem na sprawdzanie poczty, wykonywanie telefonów, czy czasem na facebook-u.
Umieszczanie zadań w konkretnym dniu, godzinie, bloku czasowym uwolni Twój umysł, a tym samym zmniejszy poziom stresu i zwiększy Twoją wydajność. Wystarczy posiadać plan na wykonanie poszczególnego zadania. Nie musisz wcale wykonywać go od ręki.
Planowanie
Po pierwsze, najpierw umieść w kalendarzu zadania, które są dla Ciebie ważne. Jeśli najważniejsze jest dla Ciebie zdrowie, to umieść blok czasowy związany ze sportem w kalendarzu, a następnie zdecyduj nad cyklicznością tego zadania. Czas z rodziną? Ustal z domownikami najlepszą dla was porę i zaplanuj ją w kalendarzu. Rozwój osobisty? Zweryfikuj kiedy są interesujące Cię wydarzenia i zapisz w kalendarzu, aby Ci nie umknęły. Odpoczynek! Tak trzeba o nim pamiętać i planować na niego czas, zarówno dłuższe urlopy, ale także w takim zwykłym tygodniu pracy. Zastanów się co jest dla Ciebie ważne i jako pierwsze powinnaś zaplanować zadania z tym związane w kalendarzu.
Wczesna pora
Ważne zadania powinny zostać zaplanowane najwcześniej w ciągu dnia, jak tylko to możliwe. Pamiętasz o most important task? Wrzuć je w kalendarz od rana. Wówczas masz najwięcej siły woli, jesteś najmniej zmęczona i jest szansa, że nie wpadnie Ci coś nagłego, czym będziesz musiała się zająć natychmiast.
Nie rezygnuj
Jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, co pokrzyżuje Ci plany, nie rezygnuj ze swoich celów. Zweryfikuj swój kalendarz i przeorganizuj go tak, abyś mogła wygospodarować czas na zadanie, które realizuje Twój cel.
Wizyta u lekarza
Potraktuj swoje bloki czasowe w kalendarzu, jakby to były wizyty u lekarza. Są równie ważne i nieprzekładalne! Nie rezygnuj pochopnie ze swoich planów. Gdyby ktoś Cię nagle oderwał od pracy, nad czymś co zaplanowałaś, zastanów się, czy gdyby to była wizyta u lekarza powiedziałabyś „Spoko, już idę”? Nie chodzi mi oczywiście, żeby być niemiłą dla otoczenia. Ale zawsze można odpowiedzieć „Muszę skończyć coś bardzo ważnego. Wrócę do Ciebie za godzinę / pół / 15 minut, ok?”.
Bufory czasowe
Czy powinnam zaplanować cały kalendarz od rana do nocy zadaniami? Oczywiście, że nie! Gdzie wówczas miały by się wcisnąć tak zwane zadania ad hoc? Zostaw sobie bufory czasowe. Będą Ci potrzebne także, aby zebrać myśli, przetworzyć informacje. Początkowo te bufory mogą Ci się wydawać stratą czasu. Jednak z czasem zdasz sobie sprawę, że przerwy są ważne, a nawet konieczne, aby efektywnie wykonywać pracę.
Idealny tydzień
Wyobraź sobie swój idealny tydzień. Jakie bloki czasowe powinny się w nim znaleźć, aby Twoje życie było pełne? Aby Twoje cele były realizowane? Abyś znalazła czas na to, co dla Ciebie najważniejsze? Ale pamiętaj także o regeneracji, odpoczynku, chwilach dla siebie.
Lista zadań nie powinna być głównym narzędziem w zarządzaniu czasem. Może być elementem wspierającym pracę w blokach, która to daje Ci spokój i poczucie pewności, że to co ważne znajduje się w Twoim kalendarzu, i prędzej czy później zostanie wykonane.