Uwielbiam pracę w blokach czasowych. W taki sposób organizuję mój kalendarz prywatny i zawodowy. Daje mi to przejrzystość. Od razu widzę jak na dłoni co mnie czeka danego dnia, czy tygodnia. Kiedy pojawią się wolne sloty, a kiedy nie ma szans już nic więcej wcisnąć.

Drugim ważnym aspektem mojego planowania są spotkania. Dużo się teraz mówi o tym, że lepiej wysłać e-mail zamiast tracić czas na spotkanie. Tego typu stwierdzenia budzą we mnie zdziwienie. Jak spotkanie z drugim człowiekiem może być stratą czasu?

Oczywiście jeśli chcemy, aby spotkania były efektywne, to warto wiedzieć:

📌 po co się spotykamy?

📌 jaki jest cel spotkania?

📌 co chcemy omówić?

📌 ile czasu mamy na to spotkanie?

📌 jak się przygotować do spotkania?

📌 kto będzie uczestniczył w spotkaniu i jaką będzie mieć rolę?

📌 kto za co odpowiada?

📌 po czym poznamy, że to spotkanie było efektywne?

📌 czy będą zadania do wykonania po spotkaniu? czy będę mieć na nie czas?

W moim zawodowym kalendarzu znajdują się różnego rodzaju spotkania. Spotkania dzielę także na spotkania cykliczne w kontekście tygodnia, miesiąca, roku lub etapu projektu.

Aby zapewnić sobie wspomnianą wyżej przejrzystość kalendarza, każdy rodzaj spotkania ma swój kolor. Jeden rzut oka na kalendarz i już wiem co mam do zrobienia.

Poniżej przedstawię 4 najważniejsze z mojej perspektywy (szefowej) spotkania projektowe.

Cotygodniowe spotkanie z pracownikiem

W moim kalendarzu stałą pozycję mają cotygodniowe indywidualne spotkania z każdym pracownikiem raportującym do mnie. Ten rodzaj spotkań, to dla mnie podstawa każdego tygodnia. Jest to fundamentalne spotkanie, podsumowanie mijającego tygodnia i strategia działania na kolejny. Jest to także punkt wyjścia do organizacji dodatkowych spotkań, jeśli są potrzebne. Dlatego tego typu spotkania są dla mnie bardzo ważne.

Podczas tego typu spotkań omawiamy m.in.:

🟠 gdzie jesteśmy

🟠 blokady / przeszkody do „pokonania”

🟠 plan działania na kolejny tydzień

🟠 co fajnego wydarzyło się w mijającym tygodniu

🟠 a co można było zrobić lepiej, jak możemy się poprawiać i doskonalić

Jest to też bardzo relacyjne spotkanie, podczas którego można pogadać o tym co leży na 🧡 oraz szczerze zasygnalizować, gdzie potrzebne jest wsparcie.

Kick off, spotkanie inicjujące projekt

Obecnie praktycznie wszyscy realizujemy projekty. Występujemy w roli tych, którzy je inicjują lub jesteśmy uczestnikami.

Ze względu na naszą rolę w projekcie możemy mieć różny zakres wiedzy o nim.

Sposobem na wyrównanie tej wiedzy, jest spotkanie inicjujące projekt, czyli tzw. kick off.

Moim zdaniem to spotkanie jest bardzo ważne. Pozwala przygotować się do projektu. Dodatkowo zmniejsza ryzyko niepowodzenia. Już na samym początku rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

Na jakie pytania powinniśmy znać odpowiedzi po spotkaniu?

📍 czy znam wszystkich uczestników (poznajmy się)?

📍 jaką mam rolę (zdefiniowanie ról)?

📍 po co ten projekt jest realizowany (cel projektu)?

📍 co mi (oraz organizacji) da zrealizowanie tego projektu (korzyści z realizacji projektu)?

📍 co jest do zrobienia (zakres)?

📍 jakie są kluczowe działania (kamienie milowe)?

📍 jak długo projekt będzie trwał (harmonogram)?

📍 po czym poznam, że cel został zrealizowany (KPI)?

📍 jakie mamy zasady gry (procedury)?

Lessons learned, wyciągnij wnioski

Dobrą praktyką jest, aby spotkanie lessons learned miało miejsce po zakończeniu każdego projektu, najlepiej jak już emocje projektowe trochę opadną. Wówczas z chłodną głową można zastanowić się, co było fajne w projekcie, których elementów chcemy więcej, co można było zrobić lepiej. Jest to też dobry moment, aby zaobserwować powtarzające się sytuacje, którymi warto podzielić się z innymi zespołami projektowymi lub ująć w obowiązujących procedurach.

Dlaczego dobrze by było, aby spotkanie zawsze się odbywało, aby go nie pomijać?

Spotkanie lessons learned odgrywa dla mnie 2 główne role:

🟠 wyciąganie wniosków

🟠 zatrzymanie w biegu

Żyjemy coraz szybciej przez co czasem zapominamy załadować taczki i biegniemy z pustymi, a czasem nie doceniamy, nie zauważamy swoich dokonań.

Dlatego w kontekście ładowania taczek, ulepszania i ułatwiania pracy, podczas spotkania lessons learnt dużą uwagę przywiązuję do 3 pytań:

👉 z czego jesteśmy zadowoleni?

👉 co można było zrobić lepiej?

👉 co może się przydać w kolejnych / innych projektach?

Dodatkowo spotkanie lessons learned jest pewnego rodzaju stop klatką. Na chwilę wciskamy pauzę, zatrzymujemy się i patrzymy na to co zrobiliśmy jako jednostki oraz jako zespół.

Pamiętając o tym, że nic się nie udało, bo samo się nic nie zrobiło. Pracę wykonali ludzie.

Dlatego zanim popędzimy do „bieżączki”, czy wskoczymy w nowy projekt, doceńmy to, co zrealizowaliśmy już teraz.

Na koniec każdego spotkania lessons learned dziękuję zespołowi za realizację projektu, za zaangażowanie i włożony wysiłek oraz życzę kolejnych sukcesów przy kolejnych projektach.

Praca własna, czyli najważniejsze spotkanie ze sobą

Aby nasze działania były efektywne, warto mieć czas na przygotowanie się do spotkania, czy rozmowy telefonicznej.

Dlatego w moim kalendarzu poza spotkaniami z innymi ludźmi, mam spotkania sama ze sobą.

Podczas tych spotkań mam czas na analizę sytuacji, przygotowanie materiałów, czy zebranie myśli, zaplanowanie strategii.

Tak jak od innych oczekuję przygotowania, tak sama także lubię być przygotowana.

Analogiczna sytuacja jest w przypadku sesji coachingowych. Przed każdą sesją mam spotkanie sama ze sobą. Jest to czas dla mnie, aby przygotować się do spotkania. Dodatkowo także bezpośrednio po sesji planuję czas na zebranie wniosków.

Podczas spotkań samej ze sobą najtrudniejsze jest nie ulec pokusom rozpraszaczy. Dlatego na przykład nie sprawdzam maili cały czas, a powiadomienia mam wyłączone.

Mam wyznaczone bloki czasowe, podczas których weryfikuję skrzynkę mailową. Kiedy mogę odpowiedzieć szybko, to odpisuję od razu. Jeśli coś wymaga ode mnie więcej czasu, wówczas tworzę spotkanie ze sobą w kalendarzu, w trakcie którego przygotuję odpowiedź.

Bloki czasowe, dobra praktyka organizacji

Bloki czasowe, jako sposób organizacji czasu, bardzo dobrze mi się sprawdzają. Dzięki nim wszystkie ważne zadania są umieszczone w kalendarzu i dokładnie wiem, kiedy je wykonam. Jest to na pewno zaleta w stosunku do listy zadań (to do list).

Dodatkowo bardzo lubię wszelkiego rodzaju uproszczenia i automatyzacje. I tutaj planowanie czasu w kalendarzu także super mi się sprawdza. Podam 3 przykłady:

aplikacja do planowania konsultacji wstępnych dla osób zainteresowanych rozwojem poprzez coaching jest zintegrowana z Google Calendar. Dzięki temu jeśli coś umieszczę w tym kalendarzu co koliduje z potencjalnym dostępnym terminem, wówczas automatycznie znika on z aplikacji. Dzięki temu nie ma możliwości zarezerwowania zajętego już terminu.
w pracy na etacie, jeśli ktoś chce się ze mną spotkać w jakiejś sprawie, to od razu widzi w moim kalendarzu kiedy mam wolny czas. Dzięki temu nie musi mnie dopytywać i ustalać terminu, może od razu zarezerwować czas w moim kalendarzu. A ponieważ pracę własną także planuję jako spotkanie ze sobą, nikt nie „zjada” mojego czasu bardziej niż na to pozwolę.
w życiu rodzinnym razem z moim mężem, także wysyłamy sobie zaproszenia do kalendarza google. Dzięki temu kiedy któreś z nas coś planuje, może od razu sprawdzić dostępność drugiej osoby.

Jestem ogromną fanką pracy w blokach czasowych oraz spotkań, zamiast pisania długich maili. Pewnych informacji nie da się opisać w mailu. Dlatego lubię się spotkać i przegadać temat. Zadać dodatkowe pytania, które pojawią się w zależności od udzielonych odpowiedzi. Praca poprzez pytania sprawdza mi się i na etacie, i w pracy coachingowej. Oczywiście mail z informacjami do zapoznania się jest potrzebny. Nie neguję tego, a wręcz potrzebuję, aby móc się przygotować.

Podsumowując:

🟠 cotygodniowe spotkania z pracownikami

🟠 spotkania kick off

🟠 spotkania lessons learned

🟠 planowanie pracy własnej

dają mi poczucie spokoju, uporządkowania. Mam poczucie, że wszystkie ważne sprawy mają swój czas i miejsce. Ważne dla mnie osoby mają przestrzeń się wypowiedzieć, a ja mam możliwość obserwować także przekaz niewerbalny. Dzięki temu mogę reagować, pomagać jeśli to konieczne.

A jak to jest u Ciebie? Czy ciągle nie masz czasu? Potrzebujesz wsparcia, aby się efektywnie zorganizować?

Mam 11 lat doświadczenia w zarządzaniu ludźmi i zarządzaniu projektami w branży IT.

Podczas pracy mentoringowej i coachingowej chętnie dzielę się swoją wiedzą oraz pomagam moim Klientom stać się lepszą wersją siebie.

Samo nic się nie zrobi, nie zmieni. Uważam, że trzeba wziąć los we własne ręce i decydować o sobie.

Można to zrobić samodzielnie. A czasem człowiek po prostu utyka i potrzebuje wsparcia. Nie ma w tym nic wstydliwego.

Czasem brakuje osób wokół nas, które zrozumieją istotę naszego wyzwania. Dlatego rozmowa z coachem, który uważnie wysłucha, w pełni poświęci swoją uwagę właśnie na Tobie, jest dobrym wyborem.

Pomogę Ci nazwać cele, zdefiniować je w taki sposób, abyś wiedziała / wiedział do czego dążysz. Będę Ci towarzyszyć w drodze do ich realizacji.

Weź los we własne ręce i działaj, bo czas działać.

Umów się na bezpłatną konsultację wstępną, podczas której przyjrzymy się wyzwaniom przed którymi stoisz.

Jak to zrobić?

Spotkania, czy to strata czasu?