Jednym z elementów rozmowy rocznej obok przygotowania, niewątpliwie jest informacja zwrotna (ang. feedback). Warto się jej przyjrzeć, aby nie przerodziła się w krytykę osoby, a była konstruktywna dla pracownika. Temat feedback-u jest obszerny, w ramach tego artykułu przekażę Ci jeden ze sposobów, aby ułatwić Ci komunikację z podwładnym, ale także z Twoim menadżerem.
Feedback is a gift
Pomyśl o informacji zwrotnej jak o prezencie dla twojego pracownika. Jest to szansa, aby mógł dostrzec i ewentualnie skorygować swoje zachowania, z których nawet nie zdaje sobie sprawy. Ludzie postępują według głęboko zakorzenionych schematów, które są wdrukowane przez wychowanie, szkolnictwo, doświadczenia itd. Schematy te pomagają działać odruchowo, bez utraty energii. Przykładem może być jazda do pracy na autopilocie. Robimy coś odruchowo, nie myśląc o tym, mózg działa po najmniejszej linii oporu.
Często ludzie nie mają świadomości, że postępują w jakiś sposób. Ten sposób jest na tyle naturalny, że nie myślimy o tym, żeby zrobić coś inaczej. Dlatego informacja zwrotna jest prezentem, który możesz dać pracownikowi i wyrywać go z utartych schematów. Rzuca nowe światło na dane zachowanie i daje szansę rozwoju. Informacja zwrotna może też utwierdzić, że to jak pracownik postępuje jest tym właściwym, pożądanym sposobem działania, które kontynuowane będzie skutkowało lepszą oceną pracy.
Ponieważ informacja zwrotna ma być prezentem, to uważaj żeby nie dać zbyt wiele oraz żeby był jakościowy. Wyobraź sobie, że otrzymujesz dużo prezentów i każdy z nich jest byle jaki. Czy czujesz radość? Wątpię. Dlatego dając informację zwrotną pracownikowi zwróć uwagę, czy Twój prezent jest wartościowy. Jeśli chcesz, aby pracownik zmienił swój sposób postępowania w wielu aspektach, zastanów się który jest z nich najważniejszy. Zbyt duża ilość może przytłoczyć pracownika, nie będzie wiedział jak ruszyć z miejsca, będzie mieć poczucie beznadziejności. A tego nie chcesz. Chcesz, aby miał motywację do działania i poprawy zachowań.
Dając feedback bądź gotowa zaproponować rozwiązanie. Bez tego możesz być odebrana jako ta, co tylko się czepia. Zwłaszcza jeśli „wrzutek” jest kilka. Ale miej też odwagę przyjąć propozycję pracownika. Miej w sobie otwartość i gotowość porozmawiania o rozwiązaniach, aby wspólnie wypracować najlepsze. Im bardziej rozwiązanie będzie pracownika, a nie narzucone z góry, tym łatwiej będzie mu je wdrożyć w życie. Popatrz po sobie, czy wolisz jak ktoś Ci narzuca sposoby działania, czy jak znasz cel, ale drogę do niego wypracowujesz sama, po swojemu, autentycznie?
Pamiętaj, że dajesz feedback po to, aby prowadził do lepszych rezultatów u pracownika.
Teraz czas na jeden z wielu ze sposobów udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej. Poniżej znajdziesz opis oraz przykład techniki FUKO. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedziała, jak jej użyć w praktyce.
Technika FUKO
Schemat techniki FUKO
- Najpierw wylistuj fakty, nie oceny (!)
Zaczynamy od faktów bo są obiektywne i bezpieczne. Krótko przedstaw sytuację, do której chcesz się odnieść. Nie generalizuj: „bo ty zawsze się spóźniasz na spotkania”, „bo ty nigdy nie wysyłasz maila na czas”, ale odnieś się do konkretnej sytuacji.
- Opisz swoje uczucia lub ustosunkuj się
Jakie są Twoje emocje w związku z tą sytuacją lub jakie jest twoje stanowisko wobec przedstawionych faktów.
- Wyjaśnij konsekwencje
W tym miejscu podziel się, jakie są konsekwencje zaistniałej sytuacji, jak to wpływa na pracę Twoją, zespołu, relację z Klientem itd. Pamiętaj jednak, że konsekwencje to nie sankcje.
- Poinformuj jakie masz oczekiwania
Jakiego zachowania oczekujesz następnym razem.
Jak to może wyglądać w praktyce?
Fakty
- wczoraj spóźniłeś się na spotkanie z Klientem
- nie wysłałeś maila odnośnie wyników sprzedaży w czwartek, tak jak się umawialiśmy
Uczucia / Ustosunkowanie się
- czuję irytację, gdy spóźniasz się na spotkanie z Klientem i wszyscy musimy na Ciebie czekać
- czuję smutek, gdy nie dostarczasz informacji na czas
- taka sytuacja w przyszłości nie może mieć miejsca
Konsekwencje
- spóźnianie na spotkanie może skutkować utratą Klienta
- gdy nie dostarczasz informacji na czas nie mam możliwości wykonania dalszych zadań
- brak zaufania w zespole, opóźnienie w projekcie
Oczekiwania
- następnym razem bądź na czas
- następnym razem poinformuj mnie, jak nie będziesz mógł dostarczyć raportu na czas
Jak to brzmi w całości?
Przykład 1:
Wczoraj spóźniłeś się na spotkanie z Klientem. Czuję irytację, gdy się spóźniasz i wszyscy musimy na Ciebie czekać. Takie zachowanie może skutkować utratą Klienta. Oczekuję, że następnym razem będziesz na czas.
Przykład 2:
Nie wysłałeś maila odnośnie wyników sprzedaży w czwartek, tak jak się umawialiśmy. Czuję smutek, gdy nie dostarczasz informacji na czas, ponieważ nie mam możliwości wykonania dalszych zadań. Następnym razem poinformuj mnie, jak nie będziesz mógł dostarczyć raportu na czas.
Pamiętaj, Ty jako menadżerka widzisz większy obraz sytuacji, do którego często pracownicy nie mają dostępu, dopóki się nim nie podzielisz. Wyrwane z kontekstu uwagi mogą traktować jako czepianie się.
Gdy feedback przedstawisz w formie FUKO, pracownik zyska większe zrozumienie sytuacji. Zaprosisz go/ją do współpracy na głębszym poziomie, niż tylko wykonywanie zadań od – do. Poczuje się częścią całości, a to może wpłynąć na zaangażowanie i motywację.
Technik udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej jest wiele. Mają one za zadanie wspomóc komunikację. Jednak najważniejszą rzeczą jest intencja jaka stoi za dawanym feedbackiem. Jest nią rozwój pracownika. Pamiętaj, że feedback jest prezentem dla drugiej osoby, a nie dla Ciebie. Zastanów się po co chcesz coś powiedzieć, aby nie mówić bez namysłu. Zastanów się jaki jest cel udzielanego przez Ciebie feedbacku oraz się jak szeroko chcesz go udzielić. Jaki zakres chcesz poruszyć, co jest najważniejsze. Szczególnie przy rozmowach rocznych, kiedy tematów do poruszenia może być wiele. Udzielając informacji zwrotnej daj pracownikowi większy kontekst niż na przykład wystawienie oceny 3+. Uzasadnij z czego wynika ta ocena. Czemu pracownik może się przyjrzeć, aby dostać 4, a czemu, aby dostać 5.