W dzisiejszym wpisie mały lifehack na odzyskanie czasu – brzmi intrygująco?

Co do zasady czasu się nie da odzyskać, ale… można tak poukładać zadania, aby tego czasu oraz naszej energii nie marnować. Jedną z technik jest praca w blokach czasowych, która polega na tym, że zadania podobne do siebie wykonujemy w jednym bloku czasowym. Najwięcej energii i czasu tracimy przełączając się z zadania na zadanie. Tak naprawdę w danym momencie możemy się skupić tylko na jednej czynności. Dlatego gdy myślimy, że wykonujemy ich kilka w tym samym czasie, to nie do końca tak jest. Wówczas jest coś na czym się skupiamy, a pozostałe czynności wykonujemy trochę na autopilocie. Aby dać Ci przykład, jak często zastanawiasz się chociażby nad tym, że oddychasz (poza medytacją czy świadomym oddychaniem)? Czy stoisz (chyba, że bolą Cię już nogi 😉)?

Ja na przykład w pracy etatowej maile sprawdzam o określonych porach. Mam takie 2-3 bloki w ciągu dnia, kiedy przeglądam co wpadło do skrzynki. Na to co mogę odpisać od razu, odpisuję w ramach tego bloku. To co zajmie mi więcej czasu umieszczam w kalendarzu jako niezależny blok czasowy.

A co po pracy?

W moim przypadku, po pracy mam blok czasowy, który można by nazwać regeneracją głowy. Ponieważ po pracy na etacie chcę zrobić jeszcze trochę rzeczy, które wymagają ode mnie skupienia i świadomości, wypracowałam sobie sposób na uwolnienie głowy od pracy. A w zasadzie cały czas to robię i testuję różne podejścia. Polega to na tym, że mam kilka mniejszych bloków jeden po drugim, takich jak: wspólny posiłek, zakupy spożywcze (jeśli trzeba), aktywność fizyczna, medytacja. Zajmuje mi to około 2h. Pracuję od 7 do 15, więc po 2h regeneracji jest dopiero 17 i mam jeszcze trochę dnia, na sesje coachingowe, naukę języka, książkę, webinar, itd. Na czynności, które wymagają mojego skupienia.

Łączenie zadań

W ramach bloków czasowych możemy łączyć zadania wymagające skupienia, z tymi wykonywanymi na autopilocie. I tak na przykład:

  • podczas sprzątania, biegania słuchać podcastu
  • podczas prasowania oglądać film lub serial, albo webinar
  • pójść na spacer (sport) z kimś, z kim chcesz utrzymywać relacje
  • podczas stania w korku słuchać lekcji języka
  • itd.

Przeanalizuj jakie czynności wykonujesz oraz jakie zadania chciałabyś wykonywać, ale uważasz, że nie masz na nie czasu. Zobacz, które można połączyć ze sobą w bloki czasowe i robić „dwa w jednym”. Następnie przetestuj w praktyce i wyciągnij wnioski.

Zadania możemy także łączyć w dni tygodnia. Co mam na myśli? Na przykład jeśli mam spotkanie na mieście (jak tylko wypuszczą nas z domów), mogę przy okazji załatwić inne zadania powiązane z podróżą do centrum miasta. Albo umówić część lub wszystkie spotkania na ten sam dzień. Innym przykładem będzie „dzień biurowy”, czyli połączenie wszystkich spraw związanych z mailami, fakturami, umowami, przelewami na ten dzień. Wszystko oczywiście zależy od charakteru Twojej pracy.

A co z koncentracją?

W ramach zagadnienia bloków czasowych jest jeszcze jedno wyzwanie – utrzymanie koncentracji. W dzisiejszych czasach pełnych impulsów z zewnątrz, to może być problem. I jeszcze pytanie, jak długo taki blok czasowy powinien trwać? To wszystko zależy. Na początku bloki czasowe długości na przykład 15 minut będą okej. A jak jesteś świeżą mamą, to nawet 5, 10 minutowe wycinki czasu dla Ciebie będą super. Spróbuj przez taki okres czasu skupić się na zadaniu. I pomału wydłużaj ten czas.

Możesz zastosować metodę Pomodoro. Czyli przez 25 minut skupiać się na zadaniu, a następnie 5 minut odpoczywać. I teraz uwaga, jeśli zadanie polega na wykonywaniu czynności umysłowych, odpocznij w ruchu, i odwrotnie. Do Pomodoro są różne aplikacje, które pomogą Ci odliczać ten czas. Może to być także zwykły stoper, który zapewne masz w telefonie. Tylko nastawiając stoper, czy aplikację, postaraj się ominąć aplikacje do social mediów, bo przepadniesz i spędzisz swój blok czasowy właśnie tam.

Z długością bloków czasowych nie można też przegiąć w drugą stronę i wydłużać ich w nieskończoność. Im bardziej się zmęczysz, tym mniej energii będziesz mieć i w konsekwencji będziesz pracować mniej efektywnie. Dlatego maksymalnie blok czasowy dobrze jakby zamknął się w 1,5 godziny. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, aby dokończyć zadanie, to zaplanuj kilka podobnych bloków czasowych, ale rób przynajmniej 5 minut przerwy.

Powodzenia!