#Planowanie,  #RozwójOsobisty

Jak kolory pomagają w planowaniu

Do planowania używam kilku narzędzi. Jest to związane przede wszystkim z tym, że rozdzielam sprawy związane z pracą na etacie od spraw prywatnych. Dodatkowo w sprawach prywatnych zaczęły się pojawiać zagadnienia związane bezpośrednio z moją działalnością.

Jeśli chodzi o narzędzia, to z racji pracy w IT lubię wszelkiego rodzaju aplikacje, ale z drugiej strony mam bzika na punkcie produktów papierowych.

Jak to wszystko pogodzić?

W planowaniu niezwykle ważne są dla mnie kolory. To one pozwalają mi już na pierwszy rzut oka zobaczyć co mnie czeka. Uwielbiam też ujęcia miesięczne, zwłaszcza w prywatnych sprawach. Dzięki temu widzę czy nie przegięłam z ilością zadań. Do tego wykorzystuję różnego rodzaju cudeńka od Pani Swojego Czasu, takie jak naklejki czy karty miesięczne. Od stycznia 2020 planować będę z wykorzystaniem Planera Pełnego Czasu – prześlicznego żółtka, ale o nim może w kolejnym artykule. Na żółtko wymyśliłam sposób na planowanie social media, bloga oraz pozostałych rzeczy. Ten sposób chcę wypróbować od stycznia. Zobaczę jak się sprawdza i wtedy opiszę swoje odczucia.

Wracając do ujęcia miesięcznego spraw prywatnych, to wygląda ono mniej więcej tak:

Ujęcie miesięczne

Jest tutaj podział na następujące kategorie i kolory:

  • rozwój – niebieski: w tej kategorii znajdują się webinary, szkolenia, czytanie książek czy nauka angielskiego;
  • sport – zielony: tutaj mam zajęcia na siłowni oraz jogę;
  • relacje / ludzie – żółty: tym kolorem oznaczam wszelkie spotkania towarzyskie czy rodzinne;
  • zdrowie i uroda – różowy: ponieważ od września noszę aparat na zębach, w tej kategorii wylądowaly wizyty u ortodonty oraz innych lekarzy, a także fryzjer czy kosmetyczka;
  • delegacje – pomarańczowy: tym kolorem oznaczam wyjazdy delegacyjne, które wpływają na mój czas prywatny.

Wersję elektroniczną mam w kalendarzu Google, dzięki temu zawsze mam ją przy sobie w telefonie czy na komputerze. Kolorystyka jest tutaj zbliżona do tej papierowej, żeby nie uczyć się za każdym razem nowej kategoryzacji. Przykładowy tydzień wygląda na przykład tak:

Plan tygodnia

W pracy na etacie używam Outlooka oraz oczywiście kategorii kolorystycznych. Widoku kalendarza niestety nie pokażę, ale podzielę się tym jakich kolorów i kiedy używam:

  • Szary – sprawy HR: rekrutacja, rozmowy roczne, rozmowy motywacyjne, ewaluacje, urlopy, itd.
  • Jasny niebieski – co tydzień spotykam się indywidualnie z Project Managerami, aby zweryfikować co się dzieje w projektach, gdzie mamy problem, gdzie powinnam zainterweniować, gdzie wszystko idzie dobrze, itd.
  • Ciemny niebieski – odpowiedzi na maile, tutaj też mam zaplanowane kiedy weryfikuję skrzynkę i wtedy odpowiadam hurtowo na to co mogę, pozostałe rzeczy planuję już tematycznie. W tej kategorii znajduje się także bieżąca pomoc zespołom pomiędzy co tygodniowymi spotkaniami, czy pozyskiwanie informacji z innych działów.
  • Żółty – czasem się zdarza, że kogoś zastępuję, wówczas projekty tej osoby oznaczam właśnie na żółto.
  • Pomarańczowy – sprawy na styku różnych działów.
  • Zielony – działania stricte handlowe, np. weryfikacja oferty, czy wycena projektu.
  • Czerwony – zadania tzw. eskalacyjne, czy bezpośrednio od Zarządu.
  • Różowy – jedzenie. Tak posiłki mam zaplanowane w kalendarzu, dzięki temu jem o stałych porach. Po za tym na głodnego ciężko się myśli, a praca koncepcyjna z głodnym żołądkiem u mnie nie istnieje.
  • Ciemny zielony – pracuję zazwyczaj od 7 do 15, a to powoduje, że niektórzy lubią wrzucić zaproszenie np. na 16. Czasem jednak potrzebuję faktycznie wyjść o 15, żeby dojechać na angielski czy do lekarza. Wówczas w kalendarz wrzucam spotkanie w ciemnozielonym kolorze i nikogo nie kuszę dostępnością kalendarza.

Jeśli chodzi o planowanie i kolory, to na razie tyle. Jak system z social media mi się sprawdzi, to na pewno opiszę. Tam także jest kolorystyka, bo jakoś tak mi się sprawdza, wystarczy jeden rzut oka i wszystko widać.

W 2020 roku planuję także wykorzystać planer roczny na ścianie, a w zasadzie szafie. Jest to planer współdzielony z moim chłopakiem. Wpisujemy tam przede wszystkim wyjazdy wspólne, rozdzielne, urlopy i urodziny. Jest to świeży pomysł i planer na pewno będzie się zapełniał w ciągu roku, bo ciężko nam w jednym miejscu długo usiedzieć. Na ten moment wygląda on tak:

Planer roczny

Chcesz otrzymywać informacje o nowościach? Zapisz się na newsletter!

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *