Opis

Zrozum, co podtrzymuje bieżączkę — i odzyskaj przestrzeń na pracę właściwą dla lidera

Pracujesz od rana do wieczora, ale na najważniejsze zadania nadal brakuje Ci czasu?

Delegujesz, a mimo to pracownicy wracają do Ciebie z pytaniami, problemami i decyzjami?

Twój kalendarz jest pełny spotkań, bieżącej koordynacji i reagowania na kolejne sprawy, a praca wymagająca skupienia zostaje na wieczór?

Być może problem nie polega wyłącznie na braku czasu albo niewystarczającym delegowaniu.

Sposób pracy lidera tworzą powiązane ze sobą elementy: zakres odpowiedzialności, priorytety, kalendarz, spotkania, delegowanie, podejmowanie decyzji, przepływ informacji oraz sposób reagowania na problemy zespołu.

Jeżeli jeden z tych elementów nie działa, pozostałe często zaczynają go kompensować.

W rezultacie możesz próbować lepiej planować dzień, ograniczać spotkania albo ponownie delegować zadania, ale po krótkim czasie wracać do tego samego punktu.

Analiza systemu pracy lidera pomoże Ci zobaczyć, jak działa Twój obecny system, jakie mechanizmy podtrzymują trudną sytuację i od czego rzeczywiście warto rozpocząć zmianę.

Ta analiza jest dla Ciebie, jeśli:

• cały dzień pracujesz, ale ważne zadania nadal czekają,
• większość Twojego czasu zajmuje bieżąca koordynacja,
• brakuje Ci przestrzeni na rozwój zespołu, planowanie lub pracę koncepcyjną,
• delegujesz zadania, ale odpowiedzialność nadal pozostaje przy Tobie,
• pracownicy regularnie wracają do Ciebie z pytaniami i problemami,
• wiele decyzji czeka na Twoją akceptację,
• Twój kalendarz jest wypełniony spotkaniami, które nie prowadzą do konkretnych rozstrzygnięć,
• zadania wymagające skupienia wykonujesz po godzinach,
• Twoja nieobecność spowalnia pracę zespołu,
• widzisz kilka powiązanych problemów i nie wiesz, którym zająć się najpierw,
• próbowałaś lub próbowałeś już lepiej zarządzać czasem albo delegować, ale zmiana nie była trwała.

Nie musisz samodzielnie wiedzieć, gdzie leży źródło problemu. Możesz przyjść z obserwacją: „nie umiem delegować”, „mój zespół nie jest samodzielny” albo „nie mam na nic czasu”.

Podczas analizy nie przyjmujemy jednak pierwszego wyjaśnienia za pewnik. Sprawdzamy je na podstawie konkretnych sytuacji i materiałów z Twojej codziennej pracy.

Jakich obszarów dotyczy analiza?

Przyglądamy się pracy lidera oraz sposobowi współpracy lidera z zespołem.

Rola i priorytety

Sprawdzamy:

• za co odpowiadasz jako lider,
• na czym powinna koncentrować się Twoja uwaga,
• co deklarujesz jako ważne,
• jakie sprawy faktycznie wygrywają w codziennej pracy.

Kalendarz i wykorzystanie czasu

Analizujemy:

• na co rzeczywiście przeznaczasz czas,
• czego systematycznie brakuje w Twoim kalendarzu,
• jakie zadania wykonujesz po godzinach,
• co odrywa Cię od zaplanowanej pracy.

Spotkania

Przyglądamy się:

• jakie funkcje pełnią Twoje cykliczne spotkania,
• do jakich rezultatów prowadzą,
• czy służą podejmowaniu decyzji i zarządzaniu pracą, czy przede wszystkim przekazywaniu Ci informacji i problemów.

Delegowanie i odpowiedzialność

Sprawdzamy:

• co zostało przekazane zespołowi,
• kto pozostaje faktycznym właścicielem zadania,
• kto odpowiada za rezultat, jakość i rozwiązanie pojawiających się problemów,
• dlaczego część delegowanych spraw wraca do Ciebie.

Podejmowanie decyzji

Analizujemy:

• jakie decyzje może podejmować zespół,
• które decyzje czekają na Ciebie,
• gdzie powstają zatory,
• czy granice decyzyjności są wystarczająco jasne.

Przepływ pytań, informacji i problemów

Sprawdzamy:

• w jaki sposób sprawy docierają do Ciebie,
• które z nich naprawdę wymagają Twojego udziału,
• jakie zachowania lub ustalenia wzmacniają zależność zespołu od lidera.

Rytm zarządzania i standardy pracy

Przyglądamy się:

• jakie cykliczne rozmowy, przeglądy i zasady porządkują pracę zespołu,
• co zostało jasno ustalone,
• które sytuacje każdorazowo wymagają Twojej ingerencji.

Nie oceniamy każdego obszaru osobno. Szukamy zależności między nimi i wybieramy te mechanizmy, które mają największy wpływ na Twoje przeciążenie, reaktywny sposób pracy albo brak przestrzeni na zadania właściwe roli lidera.

Jak przebiega Analiza systemu pracy lidera?

1. Ankieta i przygotowanie materiałów

Po zakupie otrzymasz ankietę oraz instrukcję przygotowania materiałów.

Poproszę Cię między innymi o informacje dotyczące Twojej roli i zespołu, sposobu organizacji tygodnia, cyklicznych spotkań oraz przykłady zadań, decyzji i problemów pojawiających się w codziennej współpracy z zespołem.

Materiały nie służą do oceniania Twojej produktywności co do minuty. Pomagają porównać ogólny obraz sytuacji z konkretnymi przykładami codziennej pracy.

2. Spotkanie analityczne — 90 minut

Podczas spotkania:

• doprecyzujemy sytuację i zmianę, której oczekujesz,
• odtworzymy konkretne przykłady,
• oddzielimy zdarzenia od ich interpretacji,
• przyjrzymy się zależnościom między kalendarzem, spotkaniami, delegowaniem, odpowiedzialnością i decyzjami,
• zweryfikujemy pierwsze hipotezy dotyczące mechanizmów podtrzymujących obecną sytuację.

3. Robocza Mapa systemu pracy lidera

Na podstawie ankiety, materiałów oraz spotkania przygotuję roboczą Mapę pokazującą:

• najważniejsze fakty i przykłady,
• główne objawy,
• prawdopodobne mechanizmy,
• zależności między nimi,
• wpływ obecnego systemu na Ciebie i Twój zespół,
• nadrzędny kierunek zmiany,
• dwa–trzy priorytetowe obszary dalszej pracy,
• oznaki, po których będzie można rozpoznawać postęp.

4. Spotkanie omawiające Mapę — 60 minut

Podczas drugiego spotkania:

• omówimy Mapę i najważniejsze wnioski,
• sprawdzimy ich trafność na dodatkowych przykładach,
• doprecyzujemy kierunek zmiany,
• ustalimy priorytety oraz ich wstępną kolejność,
• określimy możliwe dalsze drogi pracy.

5. Finalna Mapa

Po spotkaniu otrzymasz finalną wersję Mapy systemu pracy lidera.

Będzie to syntetyczny dokument, który pomoże Ci zrozumieć obecną sytuację i świadomie zdecydować, nad czym pracować w pierwszej kolejności.

Co otrzymasz?

W ramach usługi otrzymujesz:

• ankietę diagnostyczną,
• analizę przekazanych materiałów,
• spotkanie analityczne trwające 90 minut,
• roboczą Mapę systemu pracy lidera,
• spotkanie omawiające Mapę trwające 60 minut,
• finalną Mapę systemu pracy lidera.

Z czym zakończysz analizę?

Po zakończeniu Analizy:

• zobaczysz, jak obecnie działa Twój system pracy,
• lepiej zrozumiesz, co pochłania Twój czas i uwagę,
• rozpoznasz najbardziej prawdopodobne mechanizmy podtrzymujące przeciążenie lub bieżączkę,
• zobaczysz zależności pomiędzy badanymi elementami,
• odróżnisz widoczne objawy od prawdopodobnych źródeł problemu,
• poznasz nadrzędny kierunek potrzebnej zmiany,
• wybierzesz dwa–trzy priorytetowe obszary pracy,
• dowiesz się, po jakich oznakach rozpoznawać postęp.

Najważniejszym rezultatem nie jest lista kolejnych rzeczy do zrobienia.

Jest nim zrozumienie mechanizmu, który doprowadził do obecnej sytuacji, oraz ustalenie, od czego warto rozpocząć zmianę.

Czego nie obejmuje ta usługa?

Analiza pokazuje, co się dzieje, co prawdopodobnie podtrzymuje sytuację i w jakim kierunku powinna zmierzać zmiana.

Nie obejmuje natomiast projektowania i wdrażania konkretnych rozwiązań, takich jak:

• ułożenie nowego kalendarza,
• przebudowa wszystkich spotkań,
• stworzenie matrycy decyzyjności,
• opracowanie nowych zasad delegowania,
• przygotowanie rozmów z pracownikami,
• wdrażanie zmian i analizowanie ich rezultatów.

Nad projektowaniem, wdrażaniem i korygowaniem rozwiązań możesz pracować później samodzielnie albo w ramach mentoringu menedżerskiego.

Kiedy wybrać inną usługę?

Analiza nie będzie najlepszym wyborem, jeśli:

• masz jeden konkretny problem lub decyzję i potrzebujesz pomocy w znalezieniu rozwiązania,
• głównym problemem jest otwarty konflikt, mobbing, dyskryminacja albo naruszenie etyczne,
• sytuacja wymaga wsparcia psychologicznego lub medycznego,
• potrzebujesz reorganizacji całej firmy albo przeprojektowania struktury organizacyjnej,
• chcesz przeprowadzić ocenę kompetencji pracowników,
• potrzebujesz audytu zespołu, organizacji lub procesów biznesowych,
• nie masz wpływu na żaden z analizowanych obszarów.

Jeżeli przychodzisz z jedną jasno określoną sytuacją, bardziej odpowiednia może być Laserowa konsultacja.

Jeżeli wiesz już, co chcesz zmienić, i potrzebujesz wsparcia w zaprojektowaniu oraz wdrożeniu rozwiązania, wybierz mentoring menedżerski.

Ważna informacja

Analiza powstaje przede wszystkim na podstawie przekazanych przez Ciebie materiałów, konkretnych przykładów oraz Twojej perspektywy.

Nie jest audytem organizacyjnym ani obiektywną oceną pracowników. Wnioski dotyczą najbardziej prawdopodobnych mechanizmów, które można rozpoznać na podstawie dostępnych danych.

Im bardziej konkretne i reprezentatywne materiały przygotujesz, tym bardziej użyteczna będzie Mapa.

Po zakupie otrzymasz wiadomość z linkiem do ankiety oraz zawartymi w niej instrukcjami. Po przesłaniu przez Ciebie odpowiedzi skontaktuję się z Tobą, aby ustalić termin pierwszego spotkania.