Koniec roku, to często czas podsumowań tego co się wydarzyło. Takie podsumowanie wykonujemy zarówno w życiu prywatnym, jak i w zawodowym.
W wielu firmach często właśnie w tym okresie zaczynają się ewaluacje pracowników. Dzieje się to najczęściej w tym okresie, ze względu na premie roczne. W tym czasie firmy zazwyczaj już wiedzą jaki wynik udało się wypracować oraz jaką częścią tego wyniku można się podzielić z pracownikami.
Ja do rozmów rocznych podchodzę trochę inaczej. Pracownicy do działu przychodzą w różnych momentach czasu. Nie zatrudniam wszystkich nagle w grudniu. W związku z tym, każdemu w innym momencie wypada rocznica pracy. I to właśnie w okolicach tej rocznicy się spotykamy, aby wspólnie podsumować rok, który mija, a nie rok kalendarzowy.
Dla mnie rozmowa roczna z każdym pracownikiem, to jedno z najważniejszych wydarzeń w roku. Nie ukrywam, że niesie ze sobą też sporo emocji. Mimo tego, że mamy dobry kontakt na co dzień, jest to na tyle dla mnie ważne i szczere spotkanie, że po prostu się stresuję. Tak po ludzku.
Dlatego rozłożenie rozmów na różne miesiące w roku jest dla mnie dużym ułatwieniem. Przy zespole 20+ osób, gdybym wszystkie rozmowy roczne miała zrobić w grudniu, to w zasadzie nic innego bym nie robiła. A w IT ostatni kwartał roku jest bardzo pracowity i wiele się dzieje.

Rozkładając rozmowy roczne według klucza zatrudnienia osoby, a właściwie przedłużenia jej okresu próbnego, w praktyce mam tych rozmów od 1 do 3 w miesiącu. Dzięki temu mogę się do takiej rozmowy przygotować, poświęcić pracownikowi odpowiednią ilość czasu (czasem mamy dogrywki) oraz skupić się na bieżących obowiązkach.

Motywowanie pracownika – czy to jest proste?

Jednym z aspektów rozmowy rocznej jest weryfikacja tego, co motywuje pracownika. Jeśli chodzi o tę kwestię, to jest wiele aspektów. Gdy są właściwie używane, wówczas pracownicy nie szukają innej pracy. I tu nasuwa się pytanie, co to w zasadzie oznacza, że są właściwie używane?
Z jednej strony zarówno pracownik, jak i przełożony powinni mieć świadomość jakie czynniki wpływają na motywację.
Z drugiej strony, pracownik powinien być świadomy tego, co tak naprawdę jest dla niego ważne. Co sprawia, że w niedzielny wieczór nie denerwuje się pracą (tutaj znajdziesz sposoby na niedzielny wieczór), a w poniedziałek rano nie myśli „O nie znów poniedziałek 😐”. Co sprawia, że ta praca jest fajna?
Z trzeciej strony, pracownik powinien mieć odwagę i przestrzeń otwarcie powiedzieć, co jest dla niego / niej ważne. Bo skąd przełożony ma o tym wiedzieć? Może się domyślać. A pracownik może myśleć, że to przecież oczywiste, więc po co będzie coś mówić. Tylko czy wtedy obie strony myślą o tym samym? Niekoniecznie.
Z czwartej strony, przełożony musi stworzyć przestrzeń, w której pracownik otwarcie i szczerze powie, co jest dla niego / niej ważne. Powinien wręcz o to zapytać, zwłaszcza w kontekście rozmowy rocznej, podsumowującej, ewaluacyjnej. Bo inaczej można się obudzić z przysłowiową ręką w nocniku i rozminąć w oczekiwaniach.
Moim zdaniem kontakt z pracownikami, szczere rozmowy, są kluczem do tego, aby zrozumieć ich potrzeby. Trzeba mieć na to czas, zaplanowane bloki czasowe w kalendarzu i działać.

Czy to jest proste? I tak i nie. Wymaga czasu, a więc zaangażowania. Wymaga odwagi i szczerości po obu stronach. Wymaga słuchania i bycia uważnym na drugą osobę.

Aktywne słuchanie

Podczas między innymi rozmowy rocznej, lider powinien aktywnie słuchać swoich pracowników. Nie chodzi tylko o słuchanie faktów, ale także wszelkich innych niewypowiedzianych wprost aspektów.
Jeśli jesteś liderem, to zdajesz sobie sprawę z tego jak wiele głosów ciągle domaga się twojej uwagi. Jednak jak najlepiej wykorzystać swój czas? Pamiętaj, że słuchanie ma na celu 2 rzeczy:
  • dobry kontakt z ludźmi
  • nabywanie wiedzy
Dobrzy liderzy:
  • robią więcej, niż tylko zlecają zadania i odpytują z ich wykonania swoich podwładnych
  • znajdują czas na to, aby się dowiedzieć, jaką osobą jest każdy z pracowników
  • zawsze uznają za priorytet utrzymywanie kontaktu z ludźmi, którym służą. Tak liderzy służą swoim ludziom. Są dla nich, nie odwrotnie.
Zapraszam do refleksji, czy aby nie jesteś zbyt zajęty / zajęta swoją wizją i próbami wprowadzenia jej w życie? Lepszy efekt osiągniesz, jeśli zwolnisz i zaczniesz zwracać większą uwagę na to, co się dzieję wokół ciebie, a przekonasz się, że w ten sposób możesz osiągnąć więcej.
Zastanów się, kiedy ostatni raz zwracałeś / zwracałaś baczną uwagę na ludzi i na to, co maja do powiedzenia?
Wprowadź zmiany w sowim kalendarzu i zaplanuj czas na słuchanie swoich podwładnych. Jeśli nie robisz tego regularnie, prawdopodobnie nie poświęcasz im dość uwagi.

Czynniki wpływające na motywację pracowników

Jeśli myślimy o czynnikach, które wpływają na motywację pracowników, to najczęściej na pierwszym miejscu są pieniądze. W ramach rozmów rocznych zazwyczaj na pierwsze spotkanie planuję 1h plus bufor 30 minut, aby nie musieć w popłochu kończyć spotkania. Kilka razy zdarzyło mi się, że ktoś rzucił „po co nam takie długie spotkanie, załatwmy to szybko” – czytaj, pogadajmy o pieniądzach. Ale mnie ciężko tak łatwo zbyć, tak jak już wspominałam, rozmowy roczne są jednymi z najważniejszych spotkań w roku w mojej ocenie i chcę się w ciągu nich wielu rzeczy dowiedzieć.
Ale wracając do tego, jakie czynniki wpływają na motywację pracowników, to wśród najbardziej popularnych wymieniłabym:
  • dobre zarobki
  • poczucie sensu
  • możliwość awansu
  • możliwość rozwoju
  • chwalenie
  • docenienie starań
  • angażowanie w sprawy firmowe
  • darzenie zaufaniem
  • stawianie wyzwania
  • premie
  • dodatki szkoleniowe
  • sprzęt firmowy

Jak prowadzić rozmowę roczną z pracownikiem?

No dobra, to czego ja się chcę dowiedzieć na tych rozmowach rocznych i dlaczego są dla mnie takie ważne?
Generalnie naszą codzienną pracą jest realizacja projektów dla Klientów, dlatego kluczowym zagadnieniem jest pewnego rodzaju ranking projektów, w których dany pracownik uczestniczył. Co wpływa na to, że dany projekt był fajny, a co na to, że się mniej podobał. Czy ktoś woli długotrwałe projekty, czy raczej szybkie piłki. W jakiej metodyce. Mając tę wiedzę w przyszłości mogę przypisywać projekty według preferencji, jeśli okoliczności na to pozwalają.
Kolejnym zagadnieniem są relacje, od tych najbliższych – w zespole, czy dziale, do dalszych – między działowych i całkiem poza firmowych – z Klientami. Dzięki temu mogę wyłapać niepotrzebne napięcia i zrobić pewne roszady, aby współpraca układała się lepiej.
Inną kwestią jest rozwój danej osoby na różnych polach, zarówno miękkich, jak i technicznych. Oraz kierunek w którym chcemy zmierzać. To nam daje też wytyczne do celów na kolejny rok. 
Są osoby, które lubią się angażować w życie firmy i biorą udział w projektach wewnętrznych. Warto też w trakcie rozmowy rocznej podsumować ten aspekt zaangażowania pracownika i czy nadal chce brać udział w tego typu inicjatywach, a może dopiero chce spróbować swoich sił.
Kolejnym obszarem są usprawnienia. Zawsze pytam czy dana osoba jakieś widzi, czy czegoś jej brakuje, co wpłynęłoby na lepszą efektywność jej pracy i całego zespołu. To właśnie tutaj jest kuźnia pomysłów, na które samodzielnie nie miałabym możliwości wpaść.
U mnie dopiero w tym momencie, na sam koniec, wchodzą w grę finansowe aspekty motywacyjne.

Wyniki ankiety na Instagramie

Jakiś czas temu zadałam Wam serie pytań odnośnie rozmów rocznych. Poniżej kilka słów podsumowania:
  • Według ankiety rozmowy roczne prowadzone są w firmach zatrudniających ponad 11 osób.
  • 75% osób, które wzięły udział w ankiecie miało kiedykolwiek rozmowę roczną.
  • Niestety 83% nie lubi rozmów rocznych.
  • 43% osób chciałoby mieć rozmowy roczne, a 57% nie.
  • Dla połowy z ankietowanych rozmowa roczna jest ważna, ale dla drugiej połowy zupełnie nie jest.
  • W połowie firm rozmowa roczna ma strukturę, a w drugiej połowie nie ma.
Pytanie, które mnie nurtuje, to dlaczego pracownicy nie lubią rozmów rocznych i co można z tym zrobić?